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As metodologias para análise e solução de
problemas absorveram a imagem da qualidade nos últimos anos. Isto ocorre
porque o seu uso é rotineiro nas atividades dos departamentos de
qualidade, engenharias e produção nas organizações. Mas quando pensamos
nas oportunidades para outras áreas como o RH, visualizamos um uso
tímido. A imagem associada a solução de problemas por técnicos e
engenheiros é muito forte e, um paradigma se estabeleceu. É preciso
desmistificar esta ferramenta universal de trabalho e fazer uso efetivo
no dia a dia das organizações, sem distinção de tamanho e ramo de
atividades.
O primeiro passo
é conscientizar de que o MASP não é uma metodologia técnica que deve ser
utilizado unicamente pela equipe técnica. É uma ferramenta disciplinada
que pode ser aplicada a todos os segmentos e atividades dentro das
organizações inclusive na vida social. Os seus passos de trabalho
pressupõem que iremos investir tempo na análise e planejamento das
soluções. É preciso esquecer as atitudes de impulso na tomada de
decisões, ainda que se possua grande experiência e, conhecimento. É
preciso obter os dados sobre o problema em questão, refletir e avaliar
sob todas as vertentes e possibilidades. A ISO 9001 em seus princípios
requer que a tomada de decisão seja baseada em fatos e sem eles estaremos
sempre direcionados para a especulação. Devemos ter consciência que um
problema possui muitas possibilidades de solução. Devemos saber que cada
pessoa tende a entendê-lo e direcioná-lo de acordo com os seus
conhecimentos prévios e experiência adquirida, além de seu modo de pensar
e agir – ou seja, suas convicções. Acrescente-se que, crenças e valores
também são determinantes na solução de problemas e influem
significativamente no seu modo de agir e ser..
A linha mestra do
MASP é o PDCA (Plan-Do-Check-Act) e, com total segurança podemos prever
que o planejamento é vital para o sucesso da solução do problema em
questão. O planejamento requer uma parcela relativa do
tempo para que se possa estudar e determinar as melhores opções e ações.
Refletir, analisar, avaliar possibilidades, buscar recursos, determinar
seqüências de atividades consomem tempo, mas tornam-se chave para evitar
perdas e resultados mal sucedidos. Um problema que não tenha sido
esgotado sob todos os ângulos de visão tem grandes possibilidades de
perpetuar, pois as tentativas de solução serão fracassadas. A grande
pergunta é: o que eu faço até concluir as análises e planejamento? É
necessário tomar algumas providencias até decidir o que fazer. O meu
cliente, o meu chefe, não quer que os problemas sejam detectados até que
se possa decidir como resolvê-lo. As soluções paliativas, para controlar
o problema podem ser introduzidas. Nós as chamamos de contenção. Ou seja,
vamos controlar o problema para que as etapas seguintes não a detectem
até que a causa raiz seja determinada e um plano de ação definitivo seja
implementado. Isto nos dá a tranqüilidade para aplicar a metodologia de
forma correta.
O dia-a-dia do
profissional de RH também deve ser conduzido com base no PDCA. Os
problemas e necessidades chegam continuamente. A primeira atividade é entendê-lo
rapidamente e estabelecer uma contenção – ou seja, estancar a água que
está correndo no vazamento. O passo seguinte é identificar o porquê do
vazamento, as suas causas e, decidir como resolvê-lo – quais são as
ações, quem deve fazer o que, e assim por diante. Depois é colocar em
prática tudo o que foi decidido. Concluída a implantação vamos verificar
se o problema continua a existir. Se detectarmos que foi resolvido então
é necessário padronizar esta solução para que outros casos sejam
resolvidos rapidamente. Se não foi, então é preciso saber a razão e
determinar novas ações.
O
profissional de RH tem muitas
oportunidades para aplicar o MASP / PDCA em sua rotina de trabalho:
seleção de pessoal, benefícios, levantamento de necessidades de
treinamento, restaurante, rotinas de pessoal, entrevistas. Imagine que
estamos tratando da rotina de levantamento de necessidades de
treinamento. Em primeiro lugar, a rotina é acionada porque um problema na
organização foi identificado. Isto é fato, se não houver problemas não
haverá necessidades. Então, deverá ser entendido o problema e suas razões
e causas. Com estas informações deve ser planejada a solução e como
executá-lo e por fim a sua apresentação. Após a realização dos projetos
de treinamento (sua implantação) deve ser verificado se foi adequado para
resolver o problema apontado. Caso seja verdadeiro, deve-se definir o que
fazer para que não mais ocorra este problema no que se refere ao
treinamento. Se o problema não foi resolvido é possível avaliar a situação
atual (a nova, portanto) e decidir sobre o que fazer – até mesmo não
treinar.
Toda esta
atividade poderá ser realizada com o uso de técnicas como brainstorming,
diagrama de causa e efeito, entre várias possibilidades. E, muitas deles
são largamente conhecidas em qualquer área de trabalho, independente da
qualidade ou da engenharia. O profissional deve saber aplicá-la a sua
situação. Abra os horizontes, mude os paradigmas e coloque na sua agenda
um instrumento fantástico de trabalho e perceba melhorar o seu dia a dia
no escritório ou qualquer local onde atue.
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